Comment fonctionnent les data rooms électroniques pour sécuriser des documents ?

Lors d’une fusion-acquisition d’entreprise, les vendeurs doivent mettre à la disposition des acheteurs l’intégralité des documents nécessaires à l’évaluation de la situation économique de la société. Pour ce faire, il est de plus en plus courant d’utiliser des data rooms électroniques.

Le principe de fonctionnement des data rooms électroniques

En quelques mots, il s’agit d’espaces de stockage virtuels destinés à contenir et à sécuriser toutes les informations juridiques, financières et administratives liées à une société (cliquez ici pour en découvrir un exemple). Elles traitent les données selon un certain nombre d’angles spécifiques :

• La densité : elles peuvent stocker n’importe quel type d’informations, dans un volume conséquent. Et ce, qu’il s’agisse de documents commerciaux, de listes de clients, de coordonnées privées, de comptabilité, d’études de marché, de renseignements sur les concurrents, de ressources humaines…
• La sécurité : la confidentialité des informations est respectée. Par ailleurs, l’accès aux data rooms électroniques est régulé par des identifiants. Tout le monde ne peut pas y avoir accès et lorsque c’est le cas, la mise à disposition de l’espace de stockage est limitée dans le temps, de manière définie. Par ailleurs, il peut ne pas être permis de sauvegarder ou de produire des documents qui en seraient issus.
• Le temps : il n’est pas nécessaire de se déplacer pour consulter leur contenu. Des acquéreurs potentiels qui ne sont géographiquement pas situés à proximité du siège de l’entreprise peuvent donc consulter les documents dont ils ont besoin sans perdre de temps.

Les avantages d’un tel outil sont donc nombreux (comme vous pouvez le voir en visitant onparledetout.info). Si elles existent toujours sous forme de lieu physique, il est de plus en plus courant de trouver des data rooms électroniques. Quoi de plus naturel dans un monde en perpétuelle digitalisation ?

Parce qu’elles permettent d’économiser le temps, mais également l’argent des déplacements, elles fournissent un atout considérable au processus de vente d’une société. D’autre part, elles offrent l’opportunité de partager des données en évolution constante sans décalage entre les différents interlocuteurs.

Pourquoi en faire usage lors d’une fusion-acquisition ?

La réalité des chiffres parle d’elle-même : plus de la moitié des tentatives de fusion-acquisition aboutiraient à un échec (plus d’informations en allant consulter ce lien). L’usage des data rooms électroniques permet de fluidifier les échanges et de favoriser une issue positive à ce genre de transactions.

Car ces opérations fréquentes, si elles permettent d’améliorer la situation économique d’une entreprise dans un premier temps, s’accompagnent également à plus long terme d’un alourdissement de la gestion, notamment du personnel, des sites d’activité et des méthodes de travail.

On oublie souvent d’intégrer les nouveaux effectifs à la culture de l’entreprise. Les habitudes prises avec les anciens propriétaires de la compagnie fusionnée peuvent se heurter au changement et aux rumeurs, par manque de communication. Il est donc en général primordial d’accorder son importance à l’inclusion du nouveau personnel.

Outre le facteur humain et les contraintes matérielles, si les données transmises par le vendeur s’avèrent en pratique fausses ou incomplètes, de mauvaises surprises peuvent survenir et fragiliser le bon déroulement de l’opération.

Les data rooms électroniques sont un excellent moyen de se prémunir contre ce type de désagrément. Elles assurent une certaine fiabilité de l’information. Elles permettent également de se protéger des oublis et des défauts de communication entre les différents interlocuteurs.

En effet, comme leur utilisation ne nécessite pas de formation spécifique, vous pourrez vous en servir de manière intuitive. Dans le cadre de l’évolution de l’économie, des méthodes et des outils de travail, opter pour ce genre d’espace de stockage, c’est participer à la transition numérique de votre entreprise.