Comment organiser un banquet?

Un banquet est un événement qui réunit des personnes participant à une même organisation (un même groupe) ou ayant un objectif commun. À travers ces événements, les organisateurs de banquet célèbrent souvent une réussite ou récoltent de l’argent pour une cause. Si vous êtes chargé de préparer le banquet à venir de votre entreprise ou d’un événement familial, gardez à l’esprit quelques détails clés lorsque vous vous lancerez dans ce projet.

Pour quelle occasion?

Beaucoup d’occasions peuvent se prêter à l’organisation d’un banquet. Pour vous assurer de communiquer efficacement vos objectifs aux participants, bénévoles et membres du personnel, il est important de définir le but de votre banquet: social (réunions, anniversaires, associations, clubs, etc.), reconnaissance (remise de prix, politique, etc.), collecte de fonds (oeuvre caritative, etc.), motivation, éducatif, religieux ou spirituel (baptême, première communion, etc.).

Le budget

Le budget final de votre événement sera déterminant dans la prise de décision et la planification de votre événement. De la définition de celui-ci découleront effectivement des répercutions quant à certains choix. Commencez par évaluer le coût total basé sur l’historique de cet événement, les événements similaires, les revenus projetés (si collecte de fonds, par exemple), le nombre prévu d’invités, etc.

Pensez également à établir un thème pour ajouter de l’intérêt à votre banquet et impliquer les invités et participants avec des ateliers interactifs, etc. Un thème peut influencer la nourriture que vous servirez, le talent que vous embaucherez et l’installation que vous utiliserez, il est donc important de prendre cette décision suffisamment tôt.

Le thème influencera également le coût total. Par exemple, une fiesta mexicaine est la base d’un événement décontracté avec de la nourriture et des divertissements mexicains, tandis qu’un thème de nuit de casino exige un cadre plus élaboré et plus coûteux. Un thème peut être aussi simple qu’une couleur, ce qui est une option relativement peu coûteuse.

Une fois que vous aurez défini le thème du banquet, mettez par écrit les étapes nécessaires à la réalisation de l’événement et de sa durée. Déterminez les activités d’avant et d’après le dîner, ainsi que les conférenciers et autres services requis : présentateur, photographe, traiteur, artistes, magicien, chanteur, DJ, cadeaux et récompenses, publicité, équipement, sécurité, etc. Vous aurez probablement besoin de réviser votre budget de départ à mesure que vous collectez des informations sur ce qui est disponible et à quel prix.

La nourriture

Idéalement, le type de restauration sera en rapport avec l’infrastructure des lieux et de l’occasion. Quelque soit votre décision : un buffet froid ou chaud, avec ou sans service à table, vous devez cibler au mieux les attentes. Faire appel à un traiteur vous facilitera grandement la tâche et vous assurera une nourriture et un service de qualité.

La date

Choisissez une date et une heure pour votre banquet. Afin d’éviter les conflits d’horaires, proposez plusieurs dates et heures à vos invités pour que vous puissiez rassembler un plus grand nombre de personnes. Vérifiez également les conflits éventuels avec les événements sportifs majeurs, les vacances scolaires, les événements similaires, les fêtes religieuses, etc. L’organisation d’un banquet demande beaucoup de préparation et de réflexion. Pour une organisation de banquet réussie, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels!