Comment organiser une kermesse ?

Les toutes premières kermesses furent organisées en Belgique ou encore au Luxembourg. Ces événements se déclinaient souvent en fêtes paroissiales ou en foire. La tendance s’est répandue jusque dans l’Hexagone où la kermesse est devenue une fête qui marque la fin de l’année scolaire. Pour le bonheur des petits et des grands, la kermesse se tient généralement en plein air, soit dans la cour de l’école, soit dans un parc ou autres. Les festivités se terminent très souvent par une tombola. Donc, si vous faites partie du comité d’organisation de la kermesse annuelle à l’école de vos enfants, nos petits conseils vous seront très utiles.

Les jeux et les animations lors d’une kermesse

La kermesse est dédiée à l’amusement et aux animations. Des stands de jeux accueilleront les visiteurs et il faudra plusieurs bénévoles pour les tenir. L’idéal serait d’avoir deux personnes pour chacun des stands. Elles percevront les cartes ou les tickets permettant d’accéder aux jeux comme la pêche à la ligne, les quilles, les boules, la planche savonneuse ou encore le jeu des photos.

Par ailleurs, les séances de face-painting, de maquillage ou de tatouage rencontrent toujours un franc succès. C’est aussi le cas de la queue de l’âne ou du dessin à l’aveugle, sans oublier la fameuse course en sac. En outre il vous est possible d’obtenir les services de certaines enseignes pour que les animations soient déjà mises en place, par exemple avec la tombola clé en main, tout est prêt puisque l’on vous fournit les tickets à gratter, les affiches, ainsi que les lots. Ce type d’offres propose d’organiser toute la tombola à votre place pour le plus grand bonheur des participants. Comptez sur une solution de financement efficace et sur un grand choix de visuels pour les tickets à gratter ainsi que pour les tickets à souche. Les bénéfices engendrés permettront de financer l’événement.

Les démarches administratives obligatoires

Même si elle est organisée par une école, la tenue d’une kermesse doit se faire à la suite de l’obtention de plusieurs autorisations, dont celui du chef de l’établissement. Il faudra également déclarer l’événement auprès de la mairie en y mentionnant les coordonnées de l’organisation, la nature des festivités, la date et l’heure. Les autorités doivent aussi être informées sur la capacité d’accueil de la cour de l’école, le nombre de personnes attendues, et le système de sécurité qui sera mis en place.

Si plus de 1 500 personnes sont présentes, les services des gendarmes et des policiers seront obligatoires pour assurer une sécurité optimale. Rappelons que la déclaration auprès de la mairie devra être effectuée 15 jours avant la date prévue pour la kermesse.

Outre la mairie, une demande d’autorisation à la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs, Éditeurs de Musique) sera nécessaire et devra être réalisée deux semaines avant l’événement. Cette demande d’autorisation est assortie d’une redevance forfaitaire de 40 voire 90 euros par jour.

De même, si des pièces de théâtre sont programmées, n’oubliez pas la demande d’autorisation auprès de la SACD ou la Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques. Cette demande doit être déposée au moins trois mois avant la date prévue pour la kermesse. Pour gagner du temps, sachez que le formulaire est téléchargeable en ligne. Ajoutez-y le recours obligatoire aux services d’un secouriste de la Croix-Rouge qui saura se charger des éventuels blessés. Forcément, le fonctionnement des alarmes, des extincteurs ainsi que la présence d’une trousse de premiers secours devront être vérifiés au préalable.

L’équipe en charge de la préparation de la kermesse devra également distribuer les flyers, coller les affiches et se charger des campagnes promotionnelles. Les publications sur les réseaux sociaux doivent être réalisées en amont afin de toucher un très large public. Comme rien ne doit être laissé au hasard, le planning de la kermesse doit être établi plusieurs mois avant sa tenue. Le budget sera finalisé en même temps afin de pouvoir débloquer les fonds et pour évaluer les dépenses additionnelles. Dans tous les cas, la réussite de la kermesse de l’école dépend essentiellement d’une organisation sans faille et d’une équipe de choc constituée d’enseignants, de parents d’élèves et de nombreux bénévoles.

Trouver des sponsors et faire appel aux donateurs

Pour réussir une kermesse, les échanges sont à l’honneur. Pensez à quérir le support financier des donateurs en contrepartie d’une publicité gratuite par exemple. N’hésitez pas à faire le tour des fournisseurs de l’école, de la librairie de la ville, des grandes surfaces. Les institutions publiques pourraient également participer, tout comme les magasins. Qui plus est, la contribution des enseignants et des parents des élèves permettra d’acheter les lots, de louer les stands et de vous fournir en décorations. Et pour amasser un maximum de lots, faites participer les élèves. Selon leurs talents respectifs, ils pourront confectionner des objets décoratifs, des bijoux ou autres. Bref, tous les moyens sont bons pour rassembler un maximum de cadeaux pour les gagnants, mais aussi pour les perdants.

Outre les mécènes et les sponsors, la kermesse de l’école est surtout financée par les activités réalisées auparavant comme les vide-greniers, les appels d’offres ou encore les buffets organisés pour amasser des fonds. La vente des tickets de jeux permettra de couvrir les frais engendrés pour la réalisation de la kermesse. Attention ! Pour les stands dédiés à la restauration, il faudra savoir doser les bonnes quantités de nourriture afin de ne pas se retrouver à avancer beaucoup trop de frais. Et pour éviter la manipulation d’argent liquide, pensez à éditer des tickets ou des chèques repas.

Quelques petites astuces en plus pour une kermesse réussie

Organiser une kermesse n’est pas une mince affaire puisqu’il faut penser aux moindres petits détails. Par exemple, commandez plusieurs assiettes, des gobelets ainsi que des couverts. Si possible, faites en sorte qu’ils soient écoresponsables. En outre, si le budget le permet, installez des structures gonflables et des trampolines. Les manèges électriques, les appareils à barbe à papa ou encore les jeux en bois géants sont particulièrement appréciés. Sinon, les balades en poney et le spectacle d’un clown ou d’un magicien permettraient d’animer la kermesse de manière originale. Autrement dit, les animations les plus insolites concourent au succès de cet événement.

Dans un registre plus formel et pour redoubler de précaution, n’oubliez pas de vérifier les garanties de l’assurance de l’école en cas de dégradation, d’accident voire d’incendie. Le contrat couvre-t-il les bénévoles et autres intervenants ? Notez aussi le numéro des pompiers, du SAMU, du médecin ainsi que de la pharmacie de garde la plus proche.