Dématérialisation : pour bien comprendre le fonctionnement de la GED

La dématérialisation est un des process non négligeables de la transformation digitale d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle une solution numérique dédiée a été développée pour faciliter la gestion de différents documents : le logiciel de gestion électronique des documents ou GED. Depuis les années 40 à ce jour, la GED n’a jamais cessé d’évoluer. Pourtant, actuellement, nombreux peinent encore à comprendre le fonctionnement de la GED.

La GED est la solution pour réussir la dématérialisation en entreprise

Appelée couramment en anglais DMS – Document Management System, EDM – Electronic Document Management ou encore ECM – Entreprise Content Management, la Gestion Électronique des Documents ou GDE est un logiciel de gestion des contenus documentaires destinés aux entreprises. Elle a pour vocation de limiter, voire de réduire à zéro l’utilisation des documents papier, mais c’est également un nouveau processus de travail, car la digitalisation des documents, c’est-à-dire la dématérialisation, permet de faciliter le travail : finies les tâches répétitives, lourdes et chronophages, les échanges et la communication sont plus fluides et les données numériques sont plus que jamais sécurisées. Ainsi, comprendre le fonctionnement de la GED, c’est aussi faciliter sa mise en place, puis de bénéficier des atouts de la dématérialisation.

Une solution GED fonctionne toujours avec 4 processus différents

En règle générale, il y a l’acquisition, le stockage, la gestion et la diffusion des documents numériques :

• L’acquisition consiste, soit à numériser les documents version papier, soit à créer directement des données, conservées dans des fichiers numériques. Les fichiers déjà existants, créés avant la mise en place de la solution GED peuvent y être également intégrés.
• Le stockage, c’est l’archivage automatique des données par le logiciel, tout en prenant compte de la sécurisation des données.
• La gestion des données numériques, c’est la principale fonction d’une solution GED. Le logiciel prend en charge automatiquement le classement, l’organisation, l’indexation et la recherche des données numérisées, en fonction de leur nature. Cette gestion peut être aussi associée à d’autres modules, dont les workflows automatisés ou encore l’envoi direct des documents numériques vers logiciel comptable de l’entreprise.
• Enfin, la GED prend aussi en charge la diffusion et le partage des données numérisées en interne et en externe.

Ce qu’il faut savoir avant la mise en place d’une solution GED

Il faut noter que, en fonction des besoins de l’entreprise, il importe de bien choisir le type de GED qui correspond à ces besoins. Généralement, il y a la GED documentaire, la GED administrative et la GED bureautique. Et comme tous les logiciels, la GED peut être « on-premise », c’est-à-dire installée sur le serveur interne de l’entreprise, ou exploitée via le Cloud, en mode SAAS. De nombreuses solutions de dématérialisation GED s’offrent donc aux entreprises. Actuellement, des prestataires en GED offrent également des solutions GED hybrides.

Quoi qu’il en soit, il faut bien comprendre le fonctionnement de la GED, car c’est une solution de dématérialisation qui offre de nombreux avantages, aussi bien pour les salariés utilisateurs que pour l’entreprise elle-même. Entre autres, la mise en place d’une bonne solution GED adaptée aux besoins de l’entreprise fait gagner du temps, réduit les dépenses liées à la gestion des documents papier, mais il ne faut pas oublier non plus que la dématérialisation s’inscrit dans une démarche « verte », pour le développement durable.