5 astuces à prendre en compte pour une gestion des inscriptions en ligne simplifiée

Les inscriptions sont l’une des étapes essentielles de l’organisation d’événements. Oubliez les coups de téléphone et mails intempestifs, le papier et le stylo pour retenir le nombre d’inscrits et les informations, la gestion d’inscription en ligne via un logiciel dédié vient vous simplifier la tâche. Voici 5 astuces qui vont vous permettre de gérer de manière simplifiée vos inscriptions en ligne.

Intégrer un module d’inscription à un site web

Ces dernières années, l’organisation d’événements est simplifiée par l’utilisation d’un logiciel événementiel. Cet outil innovant et performant permet à la fois de lancer une campagne de communication digitale via un site internet et des envois d’e-mails, de gérer les inscriptions en ligne, de simplifier la phase d’accueil avec la possibilité d’un accueil autonome des participants, mais aussi de créer des événements virtuels.

En ce qui concerne la gestion d’inscription en ligne, l’idéal pour vous simplifier la tâche est de créer votre site internet événementiel via votre logiciel, et d’y intégrer un module d’inscription. La gestion d’inscription en ligne proposée sur Eventmaker fait partie de ces solutions qui vous permettent de créer simplement des formulaires auxquels les participants ont accès tout simplement en surfant sur votre site.

Personnaliser les formulaires

Au-delà de la possibilité de participer à un événement, les inscriptions servent aussi à recueillir des informations sur les participants. Des informations qui en outre peuvent être utiles au moment du bilan pour obtenir des données telles que le type de public qui a été accueilli, son corps de métier, son lieu de résidence, etc.

Pour cela, le gestion d’inscription en ligne via un logiciel permet d’inclure tous les éléments utiles : informations sur les inscrits (nom, prénom, professions, adresse, numéro de téléphone, etc.) mais aussi d’autre éléments essentiels tels que des tarifs fixes ou différentiels, divers moyens de paiement (carte bleue, Stripe, etc.), des menus déroulants, des visuels et logos personnalisés, etc.

Mettre en place des quotas

Lors de l’organisation d’événements, il est conseillé de garder un oeil sur le nombre d’inscrits pour ne pas se faire surprendre le jour J. La gestion d’inscription en ligne offre la possibilité de définir un nombre de places disponibles en amont et ainsi de mettre en place un système de quotas. Une fois que tous les places ont été prises et réglées, les personnes qui naviguent sur le site internet et sur la page d’inscription n’ont plus la possibilité de réserver.

La gestion d’inscription en ligne va même plus loin en permettant de filtrer les inscriptions via un système d’acceptation/refus avant l’envoi de la confirmation.

Inclure les inscriptions aux ateliers, modules et conférences

Vous souhaitez vous simplifier le travail le jour J via une opération pré-définie dans les ateliers, modules et conférences proposés ? Au moment de l’inscription en ligne, offrez la possibilité aux participants de s’y inscrire en amont, directement sur le formulaire d’inscription disponible sur le site web événementiel.

Plus besoin d’organiser la répartition des participants le jour de l’événement, chacun sait où il doit se rendre, à quel moment.

Diffuser le formulaire d’inscription sur les réseaux sociaux

Il est évident que les réseaux sociaux occupent désormais une place centrale dans les stratégies de communication des gestionnaires d’événements. Pour optimiser les inscriptions et donc la participation à votre événement, n’hésitez pas à diffuser votre formulaire d’inscription sur vos réseaux sociaux. Le plus simple est de mettre le lien du site web comprenant le module d’inscription et d’inciter le public à aller le consulter et à s’inscrire.