Comptabiliser une note de frais : comment procéder ?

Dans une entreprise, comptabiliser une note de frais permet d’assurer aux salariés le remboursement des frais engagés à titre personnel et aide l’entreprise à veiller à la bonne tenue de sa comptabilité. Ce traitement comptable est soumis à un ensemble de règles.

Les notes de frais concernent les dépenses engagées pour la restauration, le déplacement et l’hébergement d’un salarié en mission professionnelle loin de chez lui ou encore les cadeaux et repas offerts à des clients, des fournisseurs ou prospects par exemple. Cette liste n’est pas exhaustive.

Le traitement comptable à effectuer consiste à procéder à la saisie de la note de frais, à débiter le compte de charge concerné, à débiter le compte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) lorsque celle-ci est déductible, puis à créditer le compte du salarié qui a soumis la note.

Découvrez ici comment comptabiliser une note de frais.

Les règles générales

Comptabiliser une note de frais : Où le faire ?

La procédure recommandée pour comptabiliser une note de frais consiste à le faire dans le journal des achats. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être pertinent de procéder autrement.

Ainsi, lorsque les opérations imposées par la note de frais sont peu nombreuses, il peut advenir qu’elle soit comptabilisée soit dans le journal de banque soit dans le journal d’opérations diverses.

Les règles complémentaires

Il est également recommandé au salarié sollicitant un remboursement dans le cadre d’une note de frais, de regrouper les frais en fonction de leurs natures. Les frais d’hébergement doivent donc être groupés, de même que ceux de péage par exemple.

Pour chaque dépense, les détails suivants doivent par ailleurs être indiqués sur la note de frais :

• Le montant Hors Taxe ;
• Le montant de la TVA ;
• Le montant total.

Chacun des montants dont le salarié demande le remboursement doit également faire l’objet d’un justificatif, qu’il s’agisse d’un reçu ou d’une facture par exemple. Ces justificatifs doivent être classés en fonction de leurs dates.

Un guide détaillé est présenté sur ce site pour simplifier la gestion des notes de frais.

Les détails de la comptabilisation

Les comptes de charge à utiliser

Pour comptabiliser une note de frais, le compte de charge à débiter est déterminé en fonction de la nature de la dépense. L’on retrouve ainsi les comptes :

• 6251 intitulé « Voyages et déplacements » : il s’utilise pour rembourser les frais de taxi, de train, d’avion ou de péage par exemple ;
• 6256 intitulé « Missions » : il sert à rembourser les frais d’hébergement et de nourriture du salarié ;
• 6257 intitulé « Réceptions » : il sert à rembourser les frais d’invitation à des repas d’affaires ou l’organisation de tels repas ;
• 626 intitulé « Frais postaux et de télécommunication » : il sert au remboursement des frais d’envois postaux ou de téléphone par exemple ;
• 6234 intitulé « Cadeaux à la clientèle » : il s’utilise pour les frais de présents offerts ;
• 6135 intitulé « Locations mobilières » : il concerne essentiellement les frais de location de véhicule ou de stationnement ;
• 6181 intitulé « Documentation générale » : dédié aux frais de magazines, de revues et de presse à usage non professionnel ;
• 6183 intitulé « Documentation technique » : dédié aux frais de revues et de presse professionnelles ;
• 6063 intitulé « Produits d’entretien et de petit équipement » : qui sert au remboursement du petit matériel ;
• 6064 intitulé « Fournitures administratives » : pour les frais de fournitures de bureau ;
• 6414 intitulé « indemnités et avantages divers » : pour les frais kilométriques ou les indemnités de panier.

Il est possible de créer pour chacun de ces comptes, des subdivisions à attribuer à chaque salarié qui présente des notes de frais. Cela permet de tenir le compte des frais remboursés à chacun.

La déduction de la taxe sur la valeur ajoutée

Certains des frais remboursés peuvent faire l’objet d’une déduction de TVA. Des conditions sont à remplir à cet effet :

• L’original du justificatif doit être joint à la note de frais ;
• La facture doit être établie au nom de l’entreprise et porter toutes les mentions légalement définies ;
• La facture doit également porter l’ensemble des mentions légales qui ouvrent droit à la déductibilité de la TVA ;
• La dépense à rembourser doit faire partie de celles admises à la déduction pour l’entreprise concernée. Cliquez ici pour plus de détails à ce sujet.

Lorsque ces conditions sont remplies, pour comptabiliser une note de frais, l’on peut débiter le compte charge du montant Hors Taxe et débiter le compte de TVA déductible du montant de cette TVA.

Les comptes de crédit à employer

De manière générale, le compte de contrepartie à utiliser pour comptabiliser une note de frais est le 467 intitulé « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Cependant, bien des comptables emploient le 421 intitulé « Personnel – Rémunérations dues » et le 108 intitulé « Compte de l’exploitant » lorsque la note de frais est présentée par un dirigeant.

En cas de versement d’acomptes, pour comptabiliser une note de frais, il est recommandé de recourir au 425 intitulé « Personnel – Avances et acomptes ».