Nos astuces pour bien animer vos réunions de travail

Vous envisagez d’organiser une réunion de travail, mais vous ne savez pas comment l’animer pour favoriser la participation de tous vos collaborateurs ? Ne vous inquiétez pas ! Bien animer une réunion n’est pas compliqué si vous connaissez les meilleures astuces d’animation de réunion professionnelle. Quelles sont ces astuces ? Nous allons les découvrir dans cet article !

Trouver une salle adaptée

Lorsqu’on recherche des astuces pour animer une réunion, on oublie souvent de penser à la salle de la réunion. C’est une erreur ! Car la réussite d’une réunion passe par l’environnement dans lequel elle est organisée. Plus le cadre est adéquat, mieux la réunion sera intéressante et animée. C’est pourquoi, la première astuce à mettre en œuvre pour bien animer vos réunions de travail, c’est de trouver une salle adaptée à vos besoins et au profil des participants.

La salle dans laquelle vous comptez organiser votre réunion doit être agréable. Elle doit être bien éclairée et équipée de meubles, de matériels de sonorisation et de projection adéquats. Elle doit offrir aux participants un confort total et une ambiance propice au travail en groupe. Sa configuration doit stimuler la créativité et l’esprit d’équipe afin de motiver vos collaborateurs à participer activement à la rencontre. Pour trouver une telle salle qui vous permettra de bien animer vos réunions de travail et d’atteindre vos objectifs, consultez le site de Planet Coworking. Vous y trouverez de nombreuses salles taillées sur mesure pour organiser vos réunions professionnelles quels que soient le nombre et le profil de vos invités.

Structurer la réunion

L’animation d’une réunion de travail ne s’improvise pas. Il faut prendre au préalable les bonnes dispositions qui garantissent, non seulement un bon déroulement et une bonne ambiance, mais aussi, permettent de réussir et de bien organiser une réunion de travail . Voici les choses à faire à cet effet :

• Définir le sujet de la réunion ;
• fixer les objectifs ;
• faire la liste de toutes les personnes qui devront être présentes (collaborateurs, intervenants extérieurs…) ;
• fixer la date, la durée et les horaires ;
• rédiger l’ordre du jour ;
• rédiger les invitations en précisant le format de la réunion, les objectifs attendus et le rôle de chacun ;
• envoyer les invitations à temps aux participants.

Impliquer les participants

Pour bien animer une réunion de travail, il faut impliquer tous les collaborateurs. Cela signifie que vous devez amener tous vos collaborateurs à se sentir concernés par la réunion et à apporter leur contribution. Pour le faire, choisissez un animateur principal et constituez les participants en petits groupes. Placez à la tête de chaque groupe un animateur qui se chargera de l’animer. Outre ces dispositions, voici les autres astuces que vous devez appliquer pour impliquer les participants :

• accueillir les participants ;
• présenter l’objet, le plan, les enjeux de la réunion ;
• présenter la méthode de travail et les règles de conduite ;
• utiliser les outils d’animation;
• réguler les échanges, en permettant à chacun de s’exprimer ;
• soutenir les membres qui éprouvent de difficultés à suivre le rythme de travail ;
• contrôler les collaborateurs difficiles (bavards, agressifs…) ;
• traiter les conflits entre participants ;
• prévenir les dispersions et recentrer le débat chaque fois qu’il le faut.